บริหารจัดการเวลาพนักงาน ด้วย IPOP HR CLOUD SOLUTION สำหรับองค์กรในยุคดิจิทัล

การบริหารจัดการเวลา และการบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญที่หลายองค์กรไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ทุกวันนี้การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานมีหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการเซ็นชื่อ การตอกบัตร การสแกนลายนิ้วมือ หรือการสแกนใบหน้า ซึ่งวิธีต่างๆเหล่านี้ อาจมีปัญหาเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆ เช่นการลงเวลาเท็จ การตอกบัตรแทนกัน หรือเครื่องบันทึกเวลาเกิดข้อผิดพลาด โดยพนักงานยืนยันว่าได้สแกนลายนิ้วมือหรือสแกนใบหน้าแล้ว แต่เมื่อ HR ตรวจสอบข้อมูลกลับไม่พบการบันทึกเวลาในช่วงเวลาดังกล่าว ซึ่งตัวพนักงานไม่สามารถตรวจสอบได้แบบ Real Time ว่าการบันทึกเวลาสมบูรณ์หรือไม่ อีกทั้งการตรวจสอบข้อมูลล่าสุดหรือข้อมูลย้อนหลัง จะต้องให้เจ้าหน้าที่ HR ดำเนินการตรวจสอบหลักฐาน ซึ่งอาจใช้เวลานานและเป็นการเพิ่มภาระงานให้ทาง HR

นอกจากนี้ การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานแบบเดิม ยังประสบปัญหาเกี่ยวกับการต่อแถวรอคิวในการบันทึกเวลา ส่งผลให้เกิดความล่าช้าจากการที่พนักงานส่วนใหญ่มาถึงออฟฟิศในเวลาใกล้เคียงกัน ทำให้เสียโอกาสในการทำงานและเข้างานสายได้ และยิ่งไปกว่านั้น ในสถานการณ์ของ Covid-19 ในปัจจุบัน  การที่พนักงานต่อแถวรอบันทึกเวลาและใช้เครื่องบันทึกเวลาร่วมกันเป็นจำนวนมากอาจก่อให้เกิดความไม่ปลอดภัย หากไม่มีมาตรการรับมือที่ดีพอ

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีกับองค์กรในปัจจุบัน

แม้ว่าในปัจจุบัน เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาททำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อองค์กรในหลายๆด้าน แต่ก็มีหลายองค์กรที่ยังประสบกับปัญหาข้างต้น และกำลังมองหาทางออกเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ โดยการนำ HR Cloud Solution ที่รองรับการบริหารจัดการเวลามาปรับใช้ภายในองค์กร เพื่อลดต้นทุน เพิ่มความปลอดภัยและความสะดวก เข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา และช่วยลดช่องว่างระหว่างเจ้าหน้าที่ HR กับพนักงานในองค์กรลงได้

HR Cloud Solution ช่วยในการบริหารจัดการเวลา (Time Management) ของพนักงานได้อย่างไร

HR Cloud Solution ที่มี Features/Functions การใช้งานที่ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่าน Mobile Check In ด้วยการตรวจสอบพิกัด GPS, การสร้างคำขอลาและค่าล่วงเวลาด้วยตัวพนักงานเอง, การจัดตารางการทำงานหรือตารางกะโดยหัวหน้างาน ซึ่งสามารถบันทึกข้อมูลและแสดงผลแบบ Real Time จะทำให้ทั้งพนักงาน หัวหน้างาน เจ้าหน้าที่ HR ตลอดจนผู้บริหาร สามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ปลอดภัย วิเคราะห์ข้อมูลได้ง่าย และนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

IPOP HR CLOUD SOLUTION by I AM Consulting

IPOP เป็นแพลตฟอร์มที่สามารถใช้บริหารจัดการทรัพยากรบุคคลได้ครบถ้วนทุกรูปแบบตามความต้องการที่หลากหลาย และไม่ว่าจะมีกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน องค์กรจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่แค่ไหน ก็สามารถจัดการงาน HR ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว มีฟีเจอร์ที่ตรงตามความต้องการของงาน HR อย่างครอบคลุม กับ 3 ระบบงานหลักที่จำเป็นกับองค์กรของทุกประเภท ได้แก่ ระบบจัดเก็บโครงสร้างองค์กรและข้อมูลพนักงาน (Employee Profile)  ระบบบริหารจัดการเวลา (Time Management)  ระบบจัดการเงินเดือน (Payroll) ซึ่งสามารถมั่นใจในด้านคุณภาพและการันตีความปลอดภัยของข้อมูลให้กับองค์กรของคุณได้ด้วย ISO 27001  

ระบบบริหารจัดการเวลา (Time Management) ของ IPOP ถูกออกแบบจากความเข้าใจถึงทุกปัญหาและวิธีการทำงานของ HR ในทุกองค์กร และพัฒนามาเพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานของแต่ละองค์กรเป็นไปอย่างถูกต้อง และยังใช้งานง่าย รองรับความต้องการที่หลากหลาย มีฟังก์ชันการทำงานที่ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น

1.รองรับการกำหนดปฏิทินวันหยุด ตารางการทำงาน ประเภทวันลา และ สิทธิการลาที่แตกต่างกันตามสิทธิของพนักงาน

2.พนักงานสามารถ Check in/out ผ่านทางสมาร์ทโฟนเพื่อบันทึกเวลาเข้าออก รวมถึงใช้งาน Self Service ในการสร้างคำขอการลา ค่าล่วงเวลา  สลับตารางการทำงาน และปฏิบัติงานนอกสถานที่

3.หัวหน้างานสามารถจัดตารางการทำงานที่หลากหลายไม่ว่าจะเป็น พนักงานประจำ พนักงานกะ หริอ พนักงานชั่วคราว และตรวจสอบข้อมูลการมาปฏิบัติงานของทีม รวมถึงจัดการอนุมัติคำขอผ่าน Self Service

4.ระบบสามารถจับคู่การบันทึกเวลาเทียบกับตารางการทำงาน ปฏิทินวันหยุด วันลา และการขอล่วงเวลาอย่างแม่นยำ เพื่อประมวลผลและนำผลลัพธ์ไปใช้ สำหรับการคำนวณเงินเดือน

IPOP HR Cloud Solutions ช่วยองค์กรของท่านได้อย่างไร?

1. สามารถบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างครบถ้วนในที่เดียว

ทั้งในส่วนของพนักงาน หัวหน้างาน และ HR โดยสามารถเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆ ผ่าน Cloud Solution ที่ไม่ต้องลงทุนในเรื่องของพื้นที่จัดเก็บบน Hardware หรือเครื่อง Server ต่างๆ

2. สามารถบริหารจัดการข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วทุกที่ ทุกเวลา 

การบันทึกเวลาการทำงาน และการบริหารจัดการเวลาในรูปแบบใหม่นี้ จะทำให้กระบวนการทำงานในหลายส่วนเป็นไปแบบอัตโนมัติ ช่วยลดเวลาในการบันทึกข้อมูลไปจนถึงการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆรูปแบบเดิม  ให้สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ตรวจสอบข้อมูลได้แบบ Real Time และเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา

3. สามารถตรวจสอบข้อมูลและหลักฐานได้

ระบบมีการจัดเก็บข้อมูลและหลักฐานต่างๆไว้อยู่บน Cloud  ซึ่งมีความปลอดภัยสูงและน่าเชื่อถือ รวมถึงการจัดเก็บ Log และแหล่งที่มาของข้อมูลที่ชัดเจน สามารถตรวจสอบได้ 

4. สามารถบริหารจัดการและตรวจสอบสิทธิการลาได้ด้วยตนเอง

พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆของตนเอง สิทธิการลาที่ใช้ไป ตลอดจนสิทธิการลาคงเหลือ รวมถึงจัดการการลาได้ด้วยตนเองผ่านระบบ Employee Self Service ลดเวลาในการสอบถามข้อมูลจาก HR ทำให้ง่ายต่อการบริหารวันลาของตนเอง รวมถึงหัวหน้างานสามารถอนุมัติการขอลาและ ตรวจสอบรายงานภาพรวมการขอลาของพนักงานได้เอง ผ่านระบบ Manager Self Service

5. สามารถช่วยลดทรัพยากร ประหยัดงบประมาณให้กับองค์กร

องค์กรสามารถประหยัดทรัพยากร เช่น กระดาษในการบันทึกเอกสารต่างๆ  เครื่องมือบันทึกเวลาเข้า-ออก ช่วยให้องค์กรประหยัดงบประมาณ โดยไม่ต้องมีงบจัดซื้ออุปกรณ์หรืองบในการบำรุงรักษาซ่อมแซมให้สิ้นเปลือง

IPOP HR CLOUD SOLUTION by I AM Consulting คือเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานทางด้าน HRอำนวยความสะดวกให้แก่พนักงานในการบริหารจัดการข้อมูลด้านเวลาของตัวเองได้ หัวหน้าทีมสามารถจัดการทีมของตัวเองได้ง่ายมากขึ้น สามารถมองเห็นภาพรวมตารางการทำงาน รวมถึงจัดเวลาการทำงานของคนในทีม เพื่อวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งเจ้าหน้าที่ HR และผู้บริหารสามารถประมวลข้อมูลออกรายงานไปวิเคราะห์ในด้านต่างๆได้อย่างทันท่วงที จึงนับว่ามีความเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่กำลังมองหา HR Application มาเป็นตัวช่วยในการปรับเปลี่ยนกระบวนงานให้มีความถูกต้องและทันสมัยในยุคดิจิทัล

สำหรับผู้ที่สนใจ IPOP HR CLOUD SOLUTION สามารถดูรายละเอียด ทดลองใช้งาน และสอบถามเพิ่มเติมได้ที่

website: https://ipop-hr.iamconsulting.co.th

Tel. +662 690 3663

Email: corporatesales@iamconsulting.co.th

 

บทความอื่นๆ ที่น่าสนใจ